财务费用报销制度及审批流程(小规模公司各项费用报销制度)

文章正文

小规模公司各项费用报销制度

一、 总则

　　1、 为加强公司成本费用及资金的管理，规范报销付款时的作业流程，特制定本制度

　　2、本制度根据相关的财经制度及公司的实际情况，分别说明报销相关的借款流程及各项费用具体的财务报销制度和付款流程;现将费用分为两部分：日常费用和其他专项费用，以下分别说明日常费用报销及其他专项费用支付的相关制度及流程

　　3、本制度适用公司全体人员(包括管理人员)。

二、 日常费用报销规定

　　1、 日常费用主要包括差旅费、电话费、交通费、办公费、业务招待费、培训费、资料费等。在一个预算期间内，各项费用的累计支出原则上不得超出预算。

　　2、 报销时间：每两周报销一次，无特殊原因，报销时间为周五，其他时间不予报销。特殊情况另行处理,报销人员需在报销日前一天将报销单交于财务，如错过报销日，到下个报销日方可报销。

　　3、 报销时由报销人(经办人)填写报销单。

　　4、 报销单填写。

　　4.1报销单据填写应力求整洁美观，不得随意涂改;

　　4.2在空白粘贴单上将原始报账凭证按小票在下、大票在上的要求，从右至左呈阶梯状依次粘贴，各票据应均匀贴在粘贴单上;整份报销单各部分厚度应尽量保持一致;若报销票据面积大小相同或相似(如车票等)，需有层次序列粘贴; 报销单据金额、类型相同的(如车票等)，应尽量粘贴在一块，并按金额大小排列;报销票据在粘贴时，确保审核人能够完全清楚地审阅到报销金额;报销事项应与报销发票相对应;报销单和粘贴单要上下整齐，不可错位。

　　4.3报销单椐各项目应填写完整，大小写金额要一致，并经财务、总经理批准才有效;报销单据不得涂改，粘贴好后需仔细核对金额

　　4.4粘贴过程中应区别费用性质(如：交通费、住宿费、餐饮费、招待费、办公费等)分类粘贴，便于归类计算和整理。

　　4.5报销单据一律用黑色签字笔填写;填写时要字迹工整清晰、不得潦草及涂改;当事人在填写”报销单”时，应遵照”实事求是、准确无误”的原则，将费用的发生时间、地点、发生原因、发生金额及相关人员等明细列于报销单右侧备注栏内，并在报销人处签署报销人的名字

　　4.6填制报销单时，须将发票和收据作为原始凭证分开报销, 不得将发票与收据混合报销

　　5、 市内交通费规定：相关人员外出办事原则上乘坐公交车或地铁，需出现以下情况方可乘坐出租车：

　　1、公交车、地铁无法抵达目的地的或者不在服务时段的;

　　2、时间确实迫切，急需赶时间的;

　　3、其他必须乘坐出租车的情况 (如携带重物等);

　　4、其他无论何种原因报销出租车费的均须经总经理审批过的报销单，否则不予报销;

　　5、费用报销流程：报销人(经办人)整理报销单据并填写对应费用报销单→ 须办理申请的应附批准后的申请单→部门总监审核签字→会计签字审核→总经理审批→出纳报销费用。

三、 其他专项费用的付款流程

　　1、专项费用主要包括软件、固定资产及办公用品的购置、咨询顾问费用、广告宣传活动费、人员招聘费用、公司员工活动费用、办公室装修及其他公司相关费用等。

　　2、申请：如需购置物品或公司有其他待办事项，应先提出书面申请，并经领导签字批准方可执行。

　　3、签订合同：如需签订合同，由直接负责人与合作方签订正式合作合同，(合同签订前填写合同申批单并由部门总监审核、法律顾问审核、财务签字、总经理审批、加盖公司公章，合同应注明付款方式等)。

　　4、付款流程

　　4.1购买的商品或服务验收无误或合同执行完毕，经相关责任人确认后，经办人凭发票及已审批的申请单或合同等资料，按规定填写付款申请单

　　4.2按审批程序审批：主管部门总监审核签字→ 财务审核 →总经理审批;

　　4.3出纳根据审批后的付款申请单金额付款;

　　4.4付款方式为银行转账支付

　　4.5若需提前借款，应按规定办理借支手续，并在7个工作日内办理报销手续。

　　4.6付款后须及时跟合作商索取发票交于财务。

四、报销或付款时的原始凭证

　　1、采购固定资产和办公用品所取得的发票;

　　2、业务招待费所取得的宾馆发票、酒店及餐馆发票等;

　　3、出差时所取得的车票、船票、机票、住宿发票等相关票据;

　　4、其他各项费用所取得发票;

　　5、报销人应取得真实合法的原始凭证;

　　6、报销人员因特殊原因确实不能取得合法凭证时，允许以普通收据报销;收据需盖章(若无章，需提供收据并用其他发票代替)，对于既没发票，也没收据的，需说明原因方可;(原则上必须提供发票，特殊情况不能取得发票时依据本条款)私自用其他无关票据代替的无效，不得给予报销;

　　7、经签字审批的申请单或合同。

五、关于借款

　　1、公司人员因公需要借款时，应合理预计所需金额并填写借款单(借款单在财务处领取)经财务、总经理审批。

　　2、借款人持审批后的”借款单”到财务部，根据公司的资金状况、出纳确定是否予以支付。若支付，应按照批准金额予以支付。

　　3、借款人借款后必须及时报销。借款不得超过7天，差旅费借款必须在返回公司上班之日起5天内报销。(特殊情况除外)

　　4、借款人在事项完成之后要及时报销，原则是前账不清，后账不借。

五、其他相关规定

　　1、如属现金支付的日常费用，经办人在取得发票之后，应在十个工作日内办理报销手续，差旅费用以出差人员回公司时为取得发票时间，最迟不得超过发票开出时间的45天，其他费用均以对方开具发票时间为准。

　　2、报销单据必须直接交到财务部人员手中，不得随意丢放。

　　3、员工在书写大写金额时一律按标准字书写，如书写错误不得报销、付款。

　　4、原始票据遗失一律不得报销;商场、超市所购物品报销时要附购物原始小票清单，如无原始购物清单一律不得报销。

　　5、员工在填写报销单或付款申请单时不得出现涂改液修改的现象。

　　6、发票的收款人名称要正确和完整，开具公司全称，要加盖开具单位的发票专用章。

　　7、所有报销发票金额必须大于或等于所报销金额，如果所附发票金额小于报销金额则不予报销

　　8、审核人对报销凭据的合法性、真实性、合理性认真复核，无误后方可签字;财务人员在 收到报销单据后应审核报销单据是否填写、粘贴规范，是否经过有效批准，所附单据是否合法合规等，对符合要求的报销单据应及时审核并经总经理审批后交与出纳付款，对不符合要求的应退回报销人并向报销人说明退回理由。

　　9、必须经相关人员签字审核无误后，出纳人员方能付款。

　　六、本财务管理制度是公司管理制度，制度解释权属于公司财务部。

　　七、本制度经法律规定的民主程序审议通过后交公司总经理审批签署，并向全体员工公告后实施。